为了保证展览会达到预期的目的，企业或组织举办展览会时应注意以下几个问题。唯有通力合作，我们才能将会议室管理系统的价值发挥出来，供应市场的发展需要。
1．明确展览会的主题和目标
每一次展览会都应有明确的主题和目的，只有明确主题和目的，才能有针对性地开展工作，才能系统地搜集、整理各种实物、文字资料，并将它们有机地整合。主题决定着展览会的接待和传播沟通方式，可以通过各种形式将展览的主题反映出来，如精心设计好主题宣传画、主题口号、主题歌曲、展览物，不落俗套的徽标、纪念品等。否则会使展览会变得杂乱无章。
2．确定参展单位和参展项目
举办大型展览会，通常根据主题和目的，采用广告和发邀请函的形式给可能参展单位和参展项目，广告和邀请函要写清楚展览会的宗旨、展出项目的类，参加者人数预测、展览会的要求和费用等，以给潜在的参展单位提供决策所的基本资料。
此外参观者的类型也是展览会的主办者需要认真考虑的问题。因为参观者的型将直接影响到组织信息传播手段的具体运用。如果参观者对展出项目有比较深刻的了解和研究，／，展览会的讲解员就必须是这方面的专家；介绍的资料也要具、详细深入；如果参观寒一般喲观众，乏，则月应采用通俗易懂的介绍方式与公众行沟通。总之，展览会的策划，一定要考虑参观者的身份、性质、类型、欣赏特点。
3．确定展览的內容和形式
科学地确定展览活动的内容。展览活动的内容直接体现在参展品的选择这项工作应本着主题鲜明、个性突出的原则进行，与主体无关的商品以及不利于主体的商品均不能入选。同时入选商品既要有个性，又能够互相辉映，形成有机的整体配合。北京珐琅厂第二届手工神韵京珐牌景泰蓝独家经典名作展入选产品，个个都是精品，都是大师们的杰作，整个展览有许多系列，如北京风情系列、高仿故宫院藏国宝系列、洪福齐天系列、为钓鱼台国宾馆设计制作的景泰蓝用具、为天坛斋宫复制的景泰蓝陈设品等，整体协调，既有反映历史传统的内容，又有体现现代时尚的元素，给人以古典美、传统美和现代美的感受。
应科学设计展览的形式。展览活动的具体形式有实物、图片、文字、音响、演讲和示范等。在选择时，除了要考虑它们各自的传播特点以及商品特点外，还必须按照有利于渲染主题、增强传播效果的原则进行。
应制订好传播计划。制订好活动计划主要是指选择展览地点、确定展览时间、建立展览活动的组织机构、筹划服务设施与服务项目、确定邀请单位或个人名单等。展览地点应选在方便顾客和参观者，周围环境交通便利，周围环境应与展览会的主题协调。如北京通县宋庄目前是北京乃至世界小有名气的画家村，这里就有固定的长期画展，与周围画家们的创作氛围极其相配。
4．工作人员的培训
展览会工作人员的素质和所掌握的展览技能对整个展览效果有重要的影响，以必须在举办展览活动之前挑选和培训展览会的讲解员、示范操作人员、接待员、安全保卫人员、服务员以及导购员，并对他们进行系统的专业知识以及商公关技能培训，以满足展览会的各项要求。
5．积极准备展览会所需的辅助设备和相关服务
展览会的举办还有许多辅助工作需要通盘考虑，如各种贸易展览龟会，就要考洽谈室、翻译、文书、邮政、检验、海关、交通运输、停车场等具体事物的安排与组织。
6．编制预算
展览会需要耗费大量的财力，因此认真地确定整个展览的开销是非常重要的工作。对展览会的每一项开支都要核算。如场地费用中的租金、水电费、设计布展费，员工的劳务、交通费、餐饮费、广告费、交际费用、保险及运费等。
7．制订传播计划
展会的组织者要事先联系好新闻媒体与记者，为记者采访提供一切方便，以期扩大影响，取得较好的展会宣传效果。
8．活动前的宣传
展览活动开始前，要把有关展览活动的信息传播出去，事前要渲染气氛，创一个良好的氛围，以利于展览活动顺利展开。
9．安排好有关配套活动
在展览会的举办过程中，可以安排一些趣味性强的活动，如举行剪彩仪式，请知名人士参加，并请他们为参观者签名留念；组织有奖竞猜；组织外地观展者游览当地名胜古迹等，以活跃展会气氛，为了展会活动的效果评估，还可以安排一些座谈会、问卷调查等，以测定展会的客观效果及目标完成情况。
10．展览会的效果评估
展览会的效果评估是观众对展品和展览的反应，对组织或企业展览会的举办形式、内容、社会效益的看法。评估工作是展会组织管理的重要组成部分，直接关系到组织的良性循环，因此，需要认真对待寺。展会的效果评估可通过观众留言、问卷调查结果、座谈会记录、新闻媒体的报道等来反映。总结评估的结果要形成文字资料，以期对以后的展会策划有所帮助。